PERAN ADMINISTRASI BISNIS DALAM PEMBANGUNAN BANGSA

Studi administrasi bisnis bukan merupakan suatu bidang yang baru, melainkan telah dikenal sejak lama; dahulu barangkali masih dinamakan administrasi niaga. Akan tetapi, posisi ilmu administrasi bisnis dewasa ini kerap menjadi rancu, seolah-olah terjadi over-lapping dengan ilmu manajamen. Inilah tema yang ingin dikupas dalam tulisan singkat ini. Ini penting untuk dipahami, agar kita dapat melihat dengan lebih jelas dimana sebenarnya posisi administrasi bisnis itu sendiri, dan dengan demikian dapat mendefinisikan domain atau wilayah kajian yang sebenarnya dari disiplin ilmu ini.


Selain itu, secara praktis, ini berimplikasi kepada perumusan gagasan-gagasan yang lebih tajam dan inovatif, dimana administrasi bisnis perlu mengembangkan pemikiran yang sesuai dengan bidang kajiannya, yakni memberikan kerangka ilmiah kepada aktivitas bisnis yang berkembang di masyarakat. Ini penting sebagai bentuk sumbangan nyata dunia akademis kepada masyarakat.

Administrasi dan Manajemen

Mengapa harus dibedakan antara administrasi dan manajemen? Tentu saja, karena pada hakekatnya keduanya adalah bidang yang terpisah dan memiliki fokus penerapan yang berbeda pula pada level praktek. Kedua hal ini diperlukan dalam mengelola organisasi, termasuk di bidang bisnis, karena masing-masing menyumbangkan peran tersendiri. Namun, sekali lagi, administrasi dan manajemen adalah dua hal yang berbeda. Untuk organisasi-organisasi bisnis kita dapat menerapkan pembedaan berikut ini:

Administration is the function of industry concerned with the determination of corporate policy, co-ordination of production, finance and distribution, the settlement of the compass of the organization and the ultimate control of the executive… Management is the function of industry concerned with the carrying out of policy within the limits set up by administration and the employment of the organization for particular objects set before it (Sheldon, 1924; Urwick, 1929, 115-116; Dunsire, 1973, 43).

Jadi, dalam organisasi bisnis, administrasi adalah fungsi industri yang berkaitan dengan penetapan kebijakan perusahaan, koordinasi produksi, keuangan dan distribusi, penentuan arah organisasi dan kontrol tertinggi eksekutif. Singkatnya, administrasi bertugas menentukan setting bagi perusahaan untuk bergerak maju. Sementara, manajemen adalah fungsi dari organisasi yang bertugas melaksanakan kebijakan dalam batas-batas yang ditetapkan administrasi dan menggerakkan sumberdaya organisasi ke arah tujuan-tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya.

Pemahaman terhadap perbedaan yang mendasar antara administrasi dan manajemen ini, bukan sekedar upaya untuk membedakan satu bidang ilmu dengan bidang ilmu lain yang secara kebetulan memiliki kemiripan. Di dalam perbedaan tersebut terdapat konsekuensi praktis maupun teoritis, sehingga perlu dicermati untuk menghindari kerancuan antara satu bidang ilmu dengan bidang ilmu lainnya.

Salah satu contoh lain, kita dapat melihat perbedaan berikut ini:

In business, administration consists of the performance of business operations and thus the making or implementing of major decisions. Administration can be defined as the universal process of organizing people and resources efficiently so as to direct activities toward common goals and objectives.

In some organisational analyses, management is viewed as a subset of administration, specifically associated with the technical and mundane elements within an organization's operation. It stands distinct from executive or strategic work. (WIKIPEDIA DICTIONARWIKIPEDIA DICTIONARY)

Di sini dapat dicermati adanya pemisahan yang jelas antara fungsi administrasi dan fungsi manajemen dalam bisnis. Bahwa dalam bidang bisnis, administrasi adalah mencakup penyelenggaraan operasi-operasi bisnis, yakni membuat dan mengimplementasikan keputusan-keputusan besar (major decision) bagi organisasi.

Sebaliknya, manajemen dapat dipandang adalah bagian (subset) atau perpanjangan tangan administrasi, khususnya berkaitan dengan unsur-unsur teknis dan keseharian di dalam operasi organisasi. Manajemen berdiri terpisah dari tugas eksekutif dan strategik yang merupakan tugas pokok administrasi. Oleh karena itu, administrasi dapat didefinisikan sebagai suatu proses universal yang mengorganisasikan manusia dan sumberdaya secara efisien, sedemikian rupa sehingga mengarahkan kegiatan-kegiatan organisasi kepada sasaran-sasaran dan tujuan bersama.

Kita dapat memahami bahwa di tingkat praktek barangkali akan sulit menarik garis pemisah yang tegas antara administrasi dan manajemen. Kedua-duanya difungsikan untuk menggerakkan organisasi mencapai tujuan-tujuannya, dan kedua-duanya dimaksudkan untuk mengelola sumberdaya organisasi (baik faktor manusia maupun material) sebaikbaiknya. Seolah-olah keduanya berbaur menjadi satu pada level praktek. Namun, setidaktidaknya perbedaan ini harus diperlihatkan dengan jelas pada level teoritik atau kajian keilmuan. Ini dimaksudkan agar tidak terjadi kerancuan atau salah menempatkan posisi bidang ilmu.

Hodgkinson (1978: 5) sangat perhatian terhadap persilangan posisi ini. Ia mendefinisikan administrasi sebagai: ”those aspects dealing more with the formulation of purspose, the value-laden issues, and the human component of organizations”. Sementara manajemen diartikan, “those aspects wich more routine, definitive, programmatic, and susceptible to quantitative methods.” Jadi, administrasi adalah aspek-aspek yang lebih berurusan dengan penetapan arah organisasi, sementara manajemen mengurusi bagaimana mencapai arah yang telah ditetapkan tersebut. Oleh karena itu Hodgkinson meletakkan administrasi pada level atas (para pengambil keputusan tertinggi dalam organisasi), sementara manajemen ada pada level menengah-bawah.

Administrasi berorientasi pada tujuan (end-oriented) sementara manajemen berorientasi pada sarana atau cara (means-oriented). Dia mengutip pula Herbet A. Simon (1957), yang dalam bukunya Administrative Behavior mendefinisikan adminsitrasi secara amat simpel sebagai “the art of getting things done”. Kendati ringkas, namun pengertian ini memadai karena menekankan administrasi sebagai seni (art), sementara manajemen lebih dekat kepada teknis (science). Sampai di sini kita bisa menarik sebuah kesimpulan, bahwa titik-berat ilmu administrasi bisnis adalah memimpin bisnis, dalam arti menetapkan arah dan mengelola proses organisasi secara makro untuk mendapatkan hasil yang seoptimal mungkin dari sumberdaya yang ada.

Kemampuan seorang administrator bisnis bukan semata-mata diukur dari seberapa efisien dan efektif ia memimpin, melainkan pertanyaan yang lebih mendasar: apakah arah kepemimpinannya akan membawa suatu bisnis ke arah yang tepat, atau tidak? Apakah ia mampu menggunakan seni kepemimpinannya untuk menggerakan unsur manusia dalam organisasi, atau tidak? Apakah ia mampu merefleksikan posisi organisasi di dalam lingkungan operasionalnya dan menetapkan strategi yang tepat, atau tidak? Singkatnya, semua ini adalah ukuran-ukuran kualitatif dari suatu proses bisnis. Sementara seorang manajer tidak dituntut demikian, melainkan lebih pada pertanggung-jawaban terhadap penggunaan sumberdaya secara efektif dan efisien.

Dengan kata lain, alat ukurnya adalah metode kuantitatif. Apa implikasi dari perbedaan tugas dan tanggung-jawab tersebut? Jika dilihat dari sudut-pandang keilmuan, berarti mereka yang mempelajari ilmu administrasi bisnis harus mengenal dan menguasai hal-hal yang diperlukan oleh seorang administrator dalam mengelola bisnis. Tentu saja, perangkat-perangkat teknis yang diperlukan untuk menjalankan organisasi bisnis perlu dikuasai, yang dalam hal ini adalah ilmu manajemen bisnis. Namun yang lebih mendasar, bahwa pengelolaan bisnis di tangan seorang administrator membutuhkan pula pemahaman terhadap kepemimpinan, pengambilan keputusan, dan penentuan strategi organisasi. Inilah fokus perhatian yang tidak boleh ditinggalkan atau dilupakan dalam mempelajari administrasi bisnis.